Die Änderungen des Reisekostenrechts

Veröffentlicht in:

Ehrenamt-News der Landesarbeitsgemeinschaft Pro Ehrenamt, Ausgabe 1.2014
Sport im Betrieb, Verbandszeitschrift des Betriebssportverbandes Hamburg, Ausgabe 1/2014, S. 26
saarsport, Zeitschrift des Landessportverbandes für das Saarland, Ausgabe 1/2014, S. 21


Zum 01.01.2014 trat eine grundlegende Reform des steuerlichen Reisekostenrechts in Kraft, das auch im Bereich der Vereine und Verbände eine wichtige Rolle spielt. Denn dort ist geregelt, wann die Erstattung der Reisekosten durch den Verein für den Empfänger steuerfrei ist. Die wichtigsten Änderungen für die Vereine und Verbände sind die Regelungen zum „Verpflegungsmehraufwand“ und die zu den „Übernachtungskosten“.

Ist jemand auf „Dienstreise“, dann hat er in der Regel höhere Aufwendungen für seine Verpflegung, als wenn er zu Hause ist. Das ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Diese Mehrkosten können vom Verein oder Verband erstattet werden. Steuerfrei ist diese Erstattung aber nur, wenn die steuerrechtlich zulässigen Pauschalen nicht überschritten werden. Diese Pauschalen wurden zum 01.01.2014 erhöht.

Für eine eintägige Dienstreise ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung eine Pauschale von 12,00 € gezahlt werden. Dies gilt auch, wenn die auswärtige Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausgeübt wird, also ohne Übernachtung, und eine Abwesenheit von ebenfalls insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung gegeben ist.

Für ganze Kalendertage, an denen der Reisende außerhalb seiner Wohnung tätig ist und aus diesem Grund 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann weiterhin eine Pauschale von 24,00 € erstattet werden. Für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung können jeweils 12,00 € steuerfrei ersetzt werden. Dabei ist die tatsächliche Abwesenheitsdauer an dem An- und dem Abreisetag seit dem 01.04.2014 unerheblich.

Wird vom Verein oder Verband oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten auf der Dienstreise eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Pauschalen entsprechend gekürzt, und zwar für ein Frühstück um 20 % (4,80 €) und für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 % (jeweils 9,60 €). Der Abzug des sogenannten „Sachbezuges“ kommt seit dem 01.01.2014 im Allgemeinen nicht mehr in Betracht.

Für Auslandsreisen gelten in der Regel andere Pauschalbeträge und damit auch andere Abzugshöhen. Diese Beträge können Sie auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen in Erfahrung bringen (BMF-Schreiben vom 11.11.2013).

Beispiel:

Ein Trainer eines Vereins nimmt auf Weisung des Vorstands an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den Verein ausgestellt. Der Verein erstattet die vom Trainer verauslagten Übernachtungskosten von 100,00 € inklusive 20,00 € für ein Frühstück im Rahmen der Reisekostenabrechnung des Trainers. Die auf den Verein ausgestellte Rechnung des Seminarveranstalters hat der Verein unmittelbar bezahlt. Darin enthalten ist für beide Seminartage jeweils ein für derartige Veranstaltungen typisches Mittagessen. Für den An- und den Abreisetag steht ihm grundsätzlich jeweils eine Verpflegungspauschale i. H. v. 12,00 € zu. Die Verpflegungspauschale ist jedoch im Hinblick auf die zur Verfügung gestellten Mahlzeiten um (4,80 € + 9,60 € + 9,60 € =) 24,00 € zu kürzen.

Unterkunfts- bzw. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Hierzu zählen insbesondere die Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers sowie die Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe).

Ausdrücklich gesetzlich geregelt ist seit dem 01.01.2014, dass nicht steuerfrei erstattbar die Mehrkosten sind, die aufgrund der Mitnutzung der Übernachtungsmöglichkeit durch eine Begleitperson entstehen, insbesondere wenn die Begleitung privat veranlasst ist. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) können nur die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären.

Beispiel:

Der oben bereits erwähnte Trainer wird aus persönlichen Gründen von seiner Ehefrau begleitet. Für die Übernachtung im Doppelzimmer entstehen Kosten von 150,00 €. Ein Einzelzimmer hätte 90,00 € gekostet. Vom Verein steuerfrei erstattungsfähig sind lediglich 90,00 €. Zahlt der Verein das Doppelzimmer, so sind die überschießenden 60,00 € vom Trainer als Einkünfte zu versteuern.

Prüfen Sie deshalb umgehend, ob Sie Ihre Reisekostenordnung etc. und die Abrechnungsformulare überarbeiten und an die neue Rechtslage anpassen müssen.


Rechtsanwalt Patrick R. Nessler ist Inhaber der RKPN.de-Rechtsanwaltskanzlei Patrick R. Nessler in St. Ingbert. Er ist tätig auf den Gebieten des Vereins-, Verbands- und Stiftungsrechts, des Gemeinnützigkeitsrechts, des Vertragsrechts inklusive des Kleingartenrechts, sowie des Verkehrsrechts und des Forderungseinzugs (Inkasso). Außerdem unterrichtet er als Rechtsdozent an verschiedenen Akademien.

Er ist tätig in verschiedenen Gremien des Deutschen Betriebssportverbandes e. V.. Seit 2004 ist er bereits dessen Generalsekretär. Darüber hinaus ist Rechtsanwalt Nessler Fach-Experte für Rechtsfragen bei der Landesarbeitsgemeinschaft Pro Ehrenamt e. V., Mitglied der Arbeitsgruppe Recht des Bundesverbandes Deutscher Gartenfreunde und Verbandsanwalt der Landesverbände Rheinland-Pfalz und Saarland der Kleingärtner u.a.

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