"Buchführung" kann mit Excel rechtmäßig sein!

Oder: Ordnungsgemäße Ablage der Belege genügt!

Viele Vereine und Verbände sind nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet, Bü-cher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen. Wenn sie auch nicht freiwillig Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können sie als Gewinn den Überschuss der Betriebs-einnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (§ 4 Abs. 3 EStG). Sind Vereine oder Ver-bände wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke als steuer-begünstigt anerkannt, müssen sie den Nachweis, dass ihre tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen des "Gemeinnützigkeitsrechts" entspricht, durch ordnungsmäßige Auf-zeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben führen. (§ 63 AO).

Dabei sind nach Nr. 1 AEAO zu § 63 die Vorschriften der AO über die Führung von Büchern und Aufzeichnungen (§§ 140 ff. AO) zu beachten. Die Aufzeichnungen müssen so beschaf-fen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Über-blick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Vereins bzw. Verbands vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen las-sen (§ 145 Abs. 1 AO). Die Aufzeichnungen sind so vorzunehmen, dass der Zweck, den sie für die Besteuerung erfüllen sollen, erreicht wird (§ 145 Abs. 2 AO). Die erforderlichen Auf-zeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Daten-trägern geführt werden, soweit diese Formen einschließlich des dabei angewandten Verfah-rens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufzeichnungen entsprechen. Bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen (§ 146 Abs. 5 S. 1 AO).

Viele Vereine und auch manche Verbände nutzen für das Erstellen solcher Aufzeichnungen Tabellenkalkulationsprogramme, wie z. B. Excel von Microsoft.

Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das ist aber gerade bei der Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen problemlos möglich, weshalb die Finanzämter den Standpunkt vertreten, dass Aufzeichnungen in einem Tabellenkalkulationsprogramm in der Regel nicht ordnungsgemäß im Sinne des Gesetzes sind.

Dem ist das Finanzgericht (FG) Münster (Urt. v. 29.04.2021, Az. 1 K 2214/17 E,G,U,F) ent-gegengetreten und hat gegenteilig entschieden. Das FG weist darauf hin, dass nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) Einnahmen wie Ausgaben zu Kontrollzwe-cken nicht nur durch schriftliche Aufzeichnungen, sondern auch durch jede andere Maßnah-me festgehalten werden, die es ermöglicht, die Daten abrufbereit zu konservieren. Es besteht keine gesetzliche Vorgabe, wie (Kassen-)Aufzeichnungen zu führen sind. So können diese grundsätzlich auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden. Der Steuerpflichtige ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels frei.

Sofern also ein Verein oder Verband seine Belege entsprechend den gesetzlichen Erforder-nissen geordnet ablegt und aufbewahrt, ist es steuerrechtlich unbedenklich, wenn daneben ("überobligatorisch") eine Aufzeichnung der entsprechenden Geldflüsse in einem Tabellenkal-kulationsprogramm erfolgt. Denn durch die geordnete Ablage ist den steuerrechtlichen Anfor-derungen bereits genügt, zumal, so das FG Münster, die in den geordnet ablegten Belegen enthaltenen Daten auch nicht jederzeit, ohne weiteres und ohne Kenntlichmachung veränder-bar sind.


Stand: 09.07.2021

*) Rechtsanwalt Patrick R. Nessler ist Inhaber der RKPN.de-Rechtsanwaltskanzlei Patrick R. Nessler, St. Ingbert. Er ist tätig auf den Gebieten des Vereins-, Verbands- und Stiftungsrechts, des Gemeinnützigkeitsrechts sowie des Kleingartenrechts. Außerdem unterrichtet er als Rechtsdozent an verschiedenen Bildungseinrichtungen, u.a. an der Deutschen Hochschule für Prävention und Gesundheitsmanagement, der Führungsakademie des Deutschen Olympischen SportBundes e.V. und für eine ganze Reihe von Organisationen.

Rechtsanwalt Nessler ist ehrenamtlich tätig in verschiedenen Gremien des Deutschen Betriebssportverbandes. Seit 2004 ist er bereits dessen Generalsekretär. Darüber hinaus ist er Justiziar des Landessportverbandes für das Saarland, der Fach-Experte für Rechtsfragen bei der Landesarbeitsgemeinschaft Pro Ehrenamt, Mitglied der Arbeitsgruppe Recht sowie des wissenschaftlichen Beirates des Bundesverbandes Deutscher Gartenfreunde und Verbandsanwalt des Landesverbandes Saarland der Kleingärtner, Mitglied der Kommission „Finanzen“ der Tafel Deutschland e.V., Mitglied des Ausschusses „Recht und Satzung“ des Landessportbundes Berlin e.V. u.a.

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